Política de privacidad

Ámbito de aplicación

La presente Política se aplicará al Tratamiento de Datos Personales efectuado en territorio colombiano, o cuando le sean aplicables las políticas al Responsable y/o Encargado ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros.

Las disposiciones contenidas en esta Política se aplicarán a cualquier Base de Datos Personales que se encuentre en custodia de Ortopédicos ADOTI o de terceros autorizados por ésta, bien sea en calidad de Responsable y/o como Encargado del Tratamiento, así como a los procesos organizacionales que involucren el Tratamiento de Datos Personales.

2.1 Lineamientos de la política

Derechos de los titulares de los datos

Los Titulares de Datos Personales contenidos en Bases de Datos que reposen en los sistemas de información administrados por Ortopédicos ADOTI, tienen los derechos descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución Política y la Ley.

El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del Titular del Dato Personal; sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos.

expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personalísima y serán ejercidos por el Titular del dato de manera exclusiva, salvo las excepciones de Ley:

3.1. Derecho de acceso

Este derecho comprende la facultad del Titular del Dato Personal de obtener toda la información respecto de sus propios Datos Personales, sean parciales o completos, del Tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del Tratamiento, la ubicación de las Bases de Datos que contienen sus Datos Personales, y sobre las comunicaciones, transferencias y/o transmisiones realizadas respecto de ellos, sean estas autorizadas o no.

3.2. Derecho de actualización

Este derecho comprende la facultad del Titular del dato de actualizar sus Datos Personales cuando éstos hayan tenido alguna variación.

3.3. Derecho de rectificación

Este derecho comprende la facultad del Titular del Dato Personal de modificar los Datos Personales que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.

3.4. Derecho a la revocatoria del consentimiento

El Titular de los Datos Personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilitaba a Ortopédicos ADOTI para un Tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la Ley y/o que sea necesario en un marco contractual específico.

En caso de proceder una revocatoria de tipo parcial de la autorización para el Tratamiento de Datos Personales para algunas de las finalidades, Ortopédicos ADOTI podrá seguir utilizando los datos para las demás finalidades respecto de las cuales no proceda dicha revocatoria.

3.5. Derecho de oposición

Este derecho comprende la facultad del Titular del Dato Personal de oponerse al Tratamiento de sus Datos Personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. Ortopédicos ADOTI, con base en los legítimos derechos que argumente el Titular del Dato Personal, harán un juicio de proporcionalidad o ponderación con el fin de determinar la preeminencia o no del derecho particular del Titular del Dato Personal sobre otros derechos.

3.6. Derecho a presentar quejas y reclamos o a ejercer acciones

El Titular del Dato Personal tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes para la protección de sus datos una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. Ortopédicos ADOTI dará respuesta a los requerimientos que realicen las autoridades competentes en relación con estos derechos de los Titulares de los Datos Personales.

3.7. Derecho a otorgar autorización para el Tratamiento de datos

El Titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, para tratar sus Datos Personales en Ortopédicos ADOTI. Esta autorización no será requerida en los siguientes casos o en los eventos señalados en la reglamentación vigente aplicable:

3.7.1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones constitucionales o legales o por orden judicial.

3.7.2. Datos de naturaleza pública.

3.7.3. Casos de urgencia médica o sanitaria.

3.7.4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

3.7.5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

3.7.6. Los demás que establezca la ley o el reglamento.

En estos casos, si bien no se requiere de la autorización del Titular, si tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de Datos Personales.

4.1. Deberes para los Responsables o Encargados del Tratamiento

Cuando Ortopédicos ADOTI o cualquiera de los destinatarios de esta Política, asuman la calidad de Responsables y/o encargados del Tratamiento de Datos Personales bajo su custodia, cumplirán los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley y en otras que resulten aplicables de acuerdo con su actividad:

1. Garantizar al Titular de Datos Personales, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013 o las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan, copia de la respectiva autorización y consentimiento otorgada por el Titular de Datos Personales.
3. Informar debidamente al Titular de Datos Personales sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar los Datos Personales bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en estas políticas y en la Ley.
11. Adoptar una política y los procedimientos que garanticen el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2020 y/o las que la modifiquen, adicionen o complementen, y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
12. Informar al Encargado del Tratamiento la circunstancia de que determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. Informar a solicitud del Titular de los Datos Personales sobre el uso dado a los mismos.
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares de Datos Personales.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la

• Superintendencia de Industria y Comercio o la autoridad competente sobre la materia.

En desarrollo de la garantía constitucional de Habeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación, cancelación y oposición por parte del Titular de Datos Personales, o interesado habilitado legalmente, esto es, sus causahabientes y representantes legales, Ortopédicos ADOTI adopta el siguiente procedimiento:

5.1. El Titular del dato y/o interesado en ejercer uno de estos derechos, acreditará esta condición mediante copia de su documento de su identidad, que podrá suministrar por medio físico o digital. En caso de que el Titular esté representado por un tercero deberá allegarse el respectivo poder, con el cumplimiento de los requisitos que la ley exija a esta clase de documento. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados.

5.2. La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados deberá hacerse por escrito, sea este físico o digital. La solicitud de ejercicio de los derechos mencionados podrá dirigirse por cualquiera de los siguientes Canales de Atención: i) Para clientes o usuarios del servicio de Ortopédicos ADOTI el correo de contacto es adomicilioatiempo@gmail.com (ii) teléfono +602 524 85 86 o 317 437 1165, iii) enviando una comunicación a la Carrea 2 No. 46- 13 Barrio Salomia en Cali - con asunto: Atención Oficial Protección de Datos Personales Ortopédicos ADOTI.

Ortopédicos ADOTI podrá disponer de otros medios idóneos para que el Titular de los Datos Personales ejerza sus derechos.

5.3. La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados contendrá la siguiente información:

5.3.1. Nombre del Titular del Dato Personal y de sus representantes, de ser el caso.

5.3.2. Petición concreta y precisa de información-, acceso, actualización, rectificación, cancelación, oposición o revocatoria del consentimiento. En cada caso, la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que Ortopédicos ADOTI proceda como Responsable de la Base de Datos Personales a dar respuesta.

5.3.3. Dirección física y/o electrónica para notificaciones.

5.3.4. Documentos que soportan la solicitud.

(i) Si faltare alguno de los requisitos aquí indicados, Ortopédicos ADOTI así lo comunicará al interesado dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean subsanados. Si transcurren dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud. Ortopédicos ADOTI podrá disponer de formatos físicos y/o digitales para el ejercicio de este derecho y en ellos indicará si se trata de una consulta o de un reclamo del interesado.

(ii) Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción completa de la solicitud, Ortopédicos ADOTI indicarán que se trata de un reclamo en trámite. En la respectiva Base de Datos se deberá consignar una casilla en la que se indique las siguientes Leyendas: “Reclamo en trámite” o “Reclamo resuelto”, según corresponda.

(iii) Ortopédicos ADOTI, cuando sean Responsables del Tratamiento de la Base de Datos de Datos Personales contenidos en sus sistemas de información, darán respuesta a la solicitud en el término de diez (10) días hábiles si se trata de una consulta; y de quince (15) días hábiles si se trata de un reclamo. En igual término, se pronunciará cuando verifique que en sus sistemas de información no tiene Datos Personales del interesado que ejerce alguno de los derechos indicados.

(iv) En caso de consulta, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de diez (10) días hábiles, se informará al interesado los motivos de demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento de los primeros diez (10) días hábiles.

(v) Ortopédicos ADOTI, en los casos que detecten la condición de Encargado del Tratamiento, informarán tal situación al Titular o interesado en el Dato Personal, y comunicarán al Responsable del Dato Personal la solicitud, con el fin de que éste dé respuesta a la solicitud de consulta o reclamo presentado. Copia de tal comunicación será dirigida al Titular del Dato Personal o interesado, para que tenga conocimiento sobre la identidad del Responsable del Dato Personal y en consecuencia del obligado principal de garantizar el ejercicio de su derecho.

(vi) Ortopédicos ADOTI documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los Titulares de los Datos Personales o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes. Esta información será tratada conforme a las normas aplicables a la gestión documental de la organización.

(vii) Para acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los Titulares de datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite de consultas y/o reclamos aquí descrito.

5.4. El equipo de atención al cliente de Ortopédicos ADOTI será el área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos dirigidos a las Compañías o en su defecto redireccionarlos a los equipos competentes para tal efecto.

El Tratamiento de los Datos Personales de los Titulares, que otorguen autorización expresa y previa a Ortopédicos ADOTI, se efectuará conforme las siguientes finalidades:

6.1. Datos Personales relacionados con la Gestión del Talento Humano

Ortopédicos ADOTI tratarán los Datos Personales de sus Colaboradores, así como de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos, a saber: antes, durante y después de la relación laboral y/o de servicios.

6.1.1. Tratamiento de Datos Personales antes de la relación contractual laboral:

Ortopédicos ADOTI informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección adelantado directamente o a través de terceros debidamente contratados por Ortopédicos ADOTI para ese propósito, las reglas aplicables al Tratamiento de los Datos Personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección.

La información obtenida por Ortopédicos ADOTI respecto de quienes no fueron seleccionados, resultados de las pruebas sicotécnicas y entrevistas, serán eliminados de sus sistemas de información a solicitud del Titular.

Ortopédicos ADOTI, cuando contraten procesos de selección de personal con terceros, regulará en los contratos el Tratamiento que se deberá dar a los Datos Personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso.

Los Datos Personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar en Ortopédicos ADOTI, serán almacenados en la carpeta personal, aplicando a esta información los niveles y medidas de seguridad requeridas por la normatividad, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible.

La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes Ortopédicos ADOTI es la participación en los procesos de selección vigentes en sí misma, así como análisis estadísticos y perfilamientos, para lo cual los datos se almacenarán y tratarán de acuerdo con la finalidad descrita hasta por 5 años.

6.1.2. Tratamiento de datos durante la relación contractual laboral:

Ortopédicos ADOTI almacenará los Datos Personales e información personal obtenida del proceso de selección de los Colaboradores en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por las personas jurídicas o áreas de Ortopédicos ADOTI encargadas de administrar la relación contractual entre Ortopédicos ADOTI y el Colaborador.

Ortopédicos ADOTI dará a los Datos Personales, tendrá la finalidad de cumplir con las obligaciones derivadas de la relación contractual laboral, incluyendo pero sin limitarse a la gestión del personal que involucra entre otros el pago y administración de nómina (incluyendo pero sin limitarse a salarios, prestaciones sociales legales y extralegales, beneficios, bonificaciones, reembolsos, seguros, realizar las deducciones autorizadas por la Ley, por orden de autoridad competente o por instrucción del Colaborador) y programas de bienestar personal del Colaborador y su familia; realizar los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral; la asignación de las elementos de trabajo como son los equipos de comunicación y cómputo, puesto de trabajo, correo electrónico y demás que requiera por las particularidades del cargo; la contratación de seguros; el desarrollo de personal; la administración del talento humano a través de pruebas de evaluación de desempeño; garantizar la seguridad y salud de los colaboradores; asegurar el cumplimiento de obligaciones de confidencialidad y otras obligaciones laborales; garantizar el derecho de libertad de asociación; contactar a sus familiares cuando se requiera; la emisión de certificaciones laborales; el uso de la imagen o de datos relevantes para campañas publicitarias o comerciales de la empresa; identificación por seguridad e imagen; para auditorías internas o externas; para el envío de información de interés o corporativa; para la ejecución directa o solicitud de ejecución a un tercero de pruebas que evidencien la presencia de alcohol o de sustancias psicoactivas o psicotrópicas, en los casos autorizados por la ley; Igualmente, cualquier otra finalidad que sea compatible y pueda considerarse análoga a las señaladas.

La recolección de Datos Personales biométricos de los colaboradores, que sean captados por los sistemas de video vigilancia, de registro fotográfico, de captura de la huella digital o cualquier otro sistema de seguridad con los que cuente Ortopédicos ADOTI, serán tratados con el fin de llevar un control de acceso a las instalaciones y velar por su seguridad. Los datos así recolectados podrán servir como prueba en los procesos disciplinarios o judiciales que adelante Ortopédicos ADOTI e igualmente ser transferidos a los proveedores de bienes o servicios contratadas para alguna de las actividades antes descritas.

Ortopédicos ADOTI también podrá transferir y/o transmitir los datos personales de sus Colaboradores a terceros con los cuales suscriba acuerdos de sustitución patronal o celebre cualquier tipo de operación societaria, de enajenación de establecimiento de comercio, entre otras que implique dicha sustitución.

El uso de la información de los Colaboradores para fines diferentes a los descritos, requerirá una autorización específica que incluya las nuevas finalidades. El uso diferente de los datos e información personal de los Colaboradores procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del Titular del Dato Personal o disposición legal sobre la materia.

6.1.3. Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual laboral:

Los Datos Personales de ex Colaboradores y/o pensionados, tendrán como finalidad la de cumplir con las obligaciones derivadas de la relación laboral que existió, incluyendo pero sin limitarse a la emisión de certificaciones laborales; reconocimiento de pensiones y/o sustituciones pensionales, emisión de certificados para liquidación de bonos pensionales, certificaciones para cobros y pagos de cuotas partes pensionales, cálculos actuariales, reconocimiento de beneficios y para auditorías internas o externas o su presentación como pruebas documentales en eventuales procesos judiciales y administrativos que se refieran al ex Colaborador.

Ortopédicos ADOTI no cederá tal información a terceras partes, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del Titular del Dato Personal o disposición legal sobre la materia.

Sin perjuicio de lo anterior, Ortopédicos ADOTI podrá transferir y/o transmitir los datos personales de los pensionados a su cargo a terceros con los cuales suscriba acuerdos para el pago y liquidación de la respectiva pensión, o celebre cualquier tipo de operación societaria, de enajenación de establecimiento de comercio, entre otras que implique que terceros asumen el pago y liquidación de dicha prestación.

6.2. Tratamiento de Datos Personales de clientes o usuarios de los servicios prestados por Ortopédicos ADOTI

Los Datos Personales contendidos en las Bases de Datos de Ortopédicos ADOTI cuyo Tratamiento está relacionado con la prestación de los servicios de alquiler de artículos ortopédicos en nuestra pagina www.sillasderuedascali.com o en nuestra sede en Cali ADOTI artículos ortopédicos, que serán captados en el proceso de adquisición del servicio de alquiler por medio de un contrato de prestación de servicio, tendrán como finalidad: (i) la facturación y recaudo de los conceptos de alquiler o abono de orden de compra de algún artículo ortopédico; (ii) realizar la gestión de cobro por el servicio de alquiler de artículos ortopédicos en ADOTI; (iii) la realización de encuestas, estudios e investigaciones de mercado; (IV) envió de notificación o alerta de vencimiento del alquiler de algún artículo ortopédicos de nuestra sede por correo electrónico, WhatsApp o llamada telefónica.

6.3. Tratamiento de Datos Personales de otros Clientes de bienes y servicios sean venta, alquiler o reparación.

Los Datos Personales contendidos en las Bases de Datos de Ortopédicos ADOTI cuyo Tratamiento está relacionado con la venta o prestación de cualquier otro bien o servicio, podrán ser utilizados con fines comerciales y/o publicitarios de opciones y productos propios o de terceros ofrecidos al público a través de cualquier medio físico o electrónico, así como para la ejecución de las relaciones contractuales presentes o futuras, incluyendo pero sin limitarse, a las siguientes actividades:

1. Completar automáticamente los documentos asociados a las transacciones que realice el cliente.
2. Dar cumplimiento a todas y cada una de las obligaciones adquiridas en la relación contractual existente con el cliente.
3. Entrega y estado de sus pedidos.
4. Encuestas de satisfacción.
5. Analítica de comportamientos y hábitos de consumo.
6. Enviar ofertas y/o promociones de productos propios o de terceros, por cualquier medio físico, digital o electrónico, incluyendo WhatsApp, Facebook, Instagram y cualquier otra red social, para la venta de cualquier producto y/o servicio que ofrezcan en desarrollo de su objeto social.

La responsabilidad en el adecuado Tratamiento de Datos Personales al interior de Ortopédicos ADOTI está en cabeza de todos sus Administradores y Colaboradores.

En consecuencia, al interior de cada área que maneje los procesos de negocios que involucren Tratamiento de Datos Personales, deberán adoptar las reglas y procedimientos para la aplicación y cumplimiento de las presentes políticas, dada su condición de custodios de la información personal contenida en los sistemas de información de Ortopédicos ADOTI.